Gestiona las facturas electrónicas de tus servicios odontológicos desde OralDrive, el software donde administras tus pacientes y pagos. Genera la factura al registrar cada abono o registra primero el pago y emítela después, según la modalidad configurada para tu consultorio o clínica.
Solicita tu demo gratisGestiona la facturación de tu consultorio o clínica dental tanto para pacientes como para entidades que cubren total o parcialmente la atención. Registra pagos, consulta documentos emitidos y revisa los motivos de rechazo de una factura.
Desde administración puedes seleccionar el paciente o tercero a quien facturas, definir la condición y el medio de pago, y agregar los conceptos correspondientes a los servicios prestados. Para cada concepto puedes ingresar descripción, cantidad, precio unitario, descuento e impuesto cuando corresponda. Antes de generar la factura, revisa los valores y completa los demás campos del documento.
Cuando una entidad cubre total o parcialmente una atención odontológica, OralDrive permite configurar la entidad pagadora y la tarifa de copago correspondiente al paciente. El copago puede definirse como un valor fijo o un porcentaje, o configurarse en cero cuando la entidad cubre la totalidad del servicio.
Para generar la factura a la entidad, los servicios deben estar registrados como realizados y el pago del paciente debe haberse efectuado cuando aplique. Desde administración puedes seleccionar las órdenes pendientes de esa entidad y agruparlas en una sola factura o facturarlas individualmente.
En la modalidad por abono, cada abono registrado en OralDrive genera automáticamente dos documentos: el recibo de caja y la factura electrónica. Esta modalidad debe estar configurada para que ambos documentos se generen al ingresar el pago.
En la modalidad manual, al registrar un pago se genera primero el recibo de caja. Cuando necesitas emitir la factura electrónica, seleccionas ese recibo y utilizas la opción «Generar factura», desde el histórico de pagos del paciente o desde administración, en la sección de facturación y recibos de caja. El momento de emisión debe considerar las obligaciones que correspondan a tu consultorio o clínica.
Desde administración puedes consultar los recibos de caja y las facturas de venta mediante un filtro por rango de fechas. Al seleccionar un documento, puedes revisar sus detalles, imprimirlo o enviarlo al correo electrónico registrado del paciente o tercero. También puedes consultar los documentos desde el histórico de pagos y el histórico de facturas del paciente.
Si la DIAN rechaza una factura o el documento no se genera, puedes ingresar a Reportes → Más reportes → Log de errores de facturación. Allí consultas el motivo registrado, revisas la información y realizas la corrección que corresponda. Si el mensaje no es claro, puedes contactar a soporte técnico desde el chat de OralDrive.
El pago corresponde al dinero recibido. El recibo de caja registra ese pago y genera el movimiento en el flujo de caja del consultorio o clínica. La factura electrónica es el documento de venta asociado. Aunque forman parte del proceso de cobro, el recibo y la factura cumplen funciones diferentes: registrar un pago no equivale, por sí solo, a emitir una factura electrónica.
En OralDrive, la relación entre ambos documentos depende de la modalidad configurada:
Por abono
Al registrar cada abono se generan los dos documentos.
Manual
Primero se genera el recibo de caja y después emites la factura desde ese recibo.
Esta distinción permite que tu equipo identifique el pago registrado y la factura correspondiente durante el cobro de los servicios odontológicos.
Necesitas los datos de identificación y contacto del paciente o tercero a quien se factura, además de la información solicitada para el documento y los conceptos que vas a incluir. Antes de generar la factura, revisa que la información del tercero esté completa y que los conceptos, cantidades y valores correspondan a los servicios que deseas facturar.
En OralDrive puedes configurar campos del formulario de pacientes como visibles y requeridos. Así solicitas la información necesaria desde el registro del paciente y la revisas antes de iniciar la emisión.
Para comenzar a facturar desde OralDrive necesitas un plan que incluya facturación electrónica, completar los trámites correspondientes ante la DIAN y configurar la modalidad de emisión.
Tu consultorio o clínica tramita la información que corresponda en los sistemas de la DIAN y la asocia en OralDrive. Te recomendamos el acompañamiento de la persona responsable de la contabilidad y tramitar la numeración electrónica antes de finalizar la habilitación.
OralDrive se integra con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar la facturación electrónica sin contratar otra plataforma. Incluye el certificado digital sin costo adicional.
Selecciona la modalidad por abono si necesitas generar la factura al registrar cada abono, o manual si tu equipo la emitirá después desde el recibo de caja.
La factura electrónica registra la venta del servicio. Los RIPS contienen información de la atención prestada y, en los casos aplicables, funcionan como soporte de la factura electrónica en salud. Conoce cómo se relacionan en nuestra guía de FEV-RIPS en odontología.
Sí. Desde administración puedes seleccionar el paciente o tercero, definir la condición y el medio de pago, agregar los conceptos y revisar los valores antes de generar la factura.
Sí, cuando tu consultorio o clínica tiene configurada la modalidad por abono. Cada abono registrado en OralDrive genera automáticamente un recibo de caja y una factura electrónica.
Sí. En la modalidad manual, OralDrive genera primero el recibo de caja. Después puedes seleccionarlo desde el histórico de pagos del paciente o desde administración y utilizar la opción «Generar factura».
No. El recibo de caja registra el pago y su movimiento en caja. La factura electrónica es el documento de venta asociado. Su emisión depende de la modalidad configurada en OralDrive.
Sí. Desde la historia del paciente puedes asociar los datos de un tercero para emitir la factura a su nombre. También puedes seleccionar el tercero al crear una factura desde administración.
Sí. OralDrive permite configurar tarifas de copago por valor fijo o porcentaje y asociarlas al plan de tratamiento del paciente. Cuando la entidad cubre todo el servicio, la tarifa del paciente puede configurarse en cero.
Sí. Desde administración puedes seleccionar varias órdenes pendientes de una misma entidad y generar una sola factura, o facturarlas individualmente. Los servicios deben estar realizados y el copago registrado cuando aplique.
En Reportes → Más reportes → Log de errores de facturación. Allí puedes consultar el motivo registrado y revisar la información que debes corregir. Si necesitas ayuda para interpretar el mensaje, contacta a soporte desde el chat de OralDrive.
No necesitas contratar otra plataforma de facturación. OralDrive se integra con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para generar las facturas electrónicas. La funcionalidad debe estar incluida en tu plan.
Sí. La facturación electrónica incluye el certificado digital sin costo adicional.
No. El plan Estándar no incluye facturación electrónica. Al elegir tu suscripción, verifica que el plan contemple los documentos electrónicos DIAN.
